優化現有服務，全面電子化後每年減省約200萬元
因應氣候變遷並實踐ESG助推永續轉型之公司發展策略，集保結算所持續優化現有業務並推動低碳服務。司法院22個地方法院辦理民事執行案件查詢債務人集保相關資料，係透過司法院與集保結算所建立專線辦理電子函查作業，在114年2月5日前，該所辦理司法院電子專線函查作業雖已簡化大量公文書件往返等行政簽文流程，惟實務上仍需介入人工列印及郵寄紙本繳費通知單，掛號郵寄債權人繳交查詢費，嗣債權人完成繳費後，亦需列印及郵寄發票予債權人，每年寄送繳費通知單及發票等約12萬件，相關費用約200萬元。
加速處理時程，縮短繳費及開立發票流程至最快1天
本次優化案係針對前述寄發繳費通知單及發票之作業，調整為線上繳費及開立發票方式，由債權人至集保結算所網站輸入資料及線上繳費，並將電子發票以電子郵件寄送至指定電子信箱之模式，除有效節約紙張及郵費外，同時加速地方法院執行效率並減少人力作業等成本，並達成司法院電子專線函查業務全面電子化之目標。優化流程說明：
- 司法院透過電子專線通知集保結算所，並發函通知債權人至集保網站繳納查詢費
- 集保結算所每日上午至司法院專屬伺服器收取查詢檔
- 債權人依地方法院函文，至集保網站繳納查詢費（集保網頁輸入地方法院名稱、執行案號、債務人ID）
- 集保結算所受理債權人於集保網站繳納查詢費
- 第三方支付公司依債權人選擇繳費方式（信用卡、ATM）收取查詢費並通知集保結算所
- 集保結算所製作回覆檔，每日晚上送至司法院專屬伺服器，另通知第三方支付公司開立發票
- 司法院回覆檔轉檔至民執系統，各地方法院查詢回覆資料
- 第三方支付公司依債權人選擇發票類型（公司發票、載具發票、捐贈）開立發票，並寄送至電子郵件信箱
- 債權人收到公司發票證明聯或載具發票通知
盤點現有流程，提出五項流程調整
調整重點如下：
- 司法院透過電子專線通知集保結算所查詢資料，並發函通知債權人至該所官網繳納查詢費。
- 債權人依收到之地方法院民事執行處函文，於集保結算所官網輸入法院名稱、執行案號及債務人身分證字號等資料及選擇採信用卡或ATM轉帳方式繳費，並選擇開立之發票類型(公司發票、載具發票、捐贈發票)。
- 集保結算所每營業日接收債權人於官網輸入之繳費資訊，通知第三方支付公司辦理收款，第三方支付公司俟債權人完成繳費後，通知本公司辦理銷帳。
- 第三方支付公司依債權人選擇之發票類型(公司發票、載具發票、捐贈發票)開立發票後，Mail至債權人指定之電子郵件信箱。
- 另無法採線上方式繳費者，債權人可通知集保結算所寄送書面「繳費通知單」辦理繳費。
優化後的效益，減省成本並提升效率
集保結算所透過上開優化流程，達成以下相關效益：
- 減少現行業務耗費紙張，計算每年減少約12萬張。
- 節省紙張印刷費及郵資，每年約200萬元。
- 減少人工作業斷點，縮短債權人等待時間，使快速接獲繳費通知及電子發票，進而加速地方法院民事執行效率。
- 提升人工作業效率，透過減少列印紙本、操作郵簡機、填寫掛號及聯繫債權人更正發票等作業，可彈性配置人力，並專注較高附加價值之工作。
- 累積司法院合作經驗，擴大司法院查調案件適用電子專線函查範圍，持續評估消費者債務更生及行政訴訟案件，採取全面電子化流程之可行性。
未來集保結算所將持續優化現行業務，包含將其他司法院查調之案件，評估是否納入電子專線函查範圍，以提升作業效率，並配合公司政策，實踐「完善金融資產集保平台、引領金融服務數位創新、共推金融市場永續發展」的願景。
